Access Datenbank Frage

Es gibt 7 Antworten in diesem Thema. Der letzte Beitrag () ist von gonzo16.

    Access Datenbank Frage

    Hallo Leute,



    ich habe eine Frage zu Access: Konkret möchte ich in einer Adresstabelle nur Datensätze für den Seriendruck in Word übergeben, die 2 Boolsche Auswahlfelder (JA/NEIN) angehakt haben. Es geht um "Eingeladen zum Event" und "Einladung muss per Post verschickt werden".... Ist beides angehakt soll eine Adressetikette gedruckt werden. Wie wäre die sinnvollste vorgehensweise? Kann mir jemand einen Tipp geben wie das am besten klappen könnte?
    Gruß Hannes

    Ok, hier also wie versprochen eine Schritt-für-Schritt Anleitung. Du brauchst eigentlich gar nichts außergewöhnliches zu machen, keine Programmierung und auch kein rumgefuddele mit Feldfunktionen. Du kannst das alles im Seriendruck-Assistenten in Word erschlagen. Der Trick liegt in der Sortierung der DB.

    Also, ich habe eine Access DB mit Namen, Vornamen und zwei Ja/Nein Feldern (Bild_1). Im Seriendruck sollen nur Etiketten gedruckt werden, wenn beide Checkboxen angekreuzt sind (Wert=True).

    1. Öffne eine neues Word Dokument und wähle Seriendruck/Etiketten. Wähle dann den gewünschten Etikettentyp aus, oder erstelle dir einen Eigenen und klicke auf OK. Dann sieht das so aus wie in Bild_2.

    2. Als nächstes die Datenquelle auswählen (vorhandene Liste verwenden...). Danach sieht es aus wie in Bild_3. Word hat die Feldfuktion "Nächster Datensatz" in alle Etiketten (bis auf die Erste) eingefügt.

    3. Als nächstes die gewünschten Seriendruck-Felder in alle Etiketten einfügen (hier nur Vorname und Nachname). Das Ergebnis siehst du in Bild_4. Zu diesem Zeitpunkt werden noch alle Datensätze gedruckt.

    4. Wähle "Empfängerliste bearbeiten". Damit kommst du in das Fenster in Bild_5. Hier kannst du durch anklicken der Spaltenköpfe die Datenquelle sortieren. Jetzt kommt das Entscheidende. Wie du siehst, ist die Sortierung genauso wie din der Datenbank (hier nach ID sortiert). Sortiere nun so, daß alle Datensätze bei denen Option1 und Option2 den Wert "True" enthalten am Ende stehen. Also absteigende Sortierung für beide Spalten. Markiere dann den ersten Datensatz, der gedruckt werden soll (Bild_6).

    Fertig, das war alles. Das Ergebnis siehst du in Bild_7. Ich habe in meiner Anleitung Word 2010 genommen. In anderen Versionen sollte es aber grundsätzlich genauso funktionieren.

    Viel Erfolg
    Gonzo
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    Kein Problem, mach ich doch gerne. Ich habe hier auch schon viel Hilfe erhalten und ich freue mich, wenn ich auch mal anderen helfen kann. Es würde mich jetzt nur noch interessieren, ob das denn bei dir zum Ziel geführt hat.

    hat wunderbar geklappt! ist eine einfach methode schnell und ohne aufwand ans ziel zu kommen. interessiert hätte mich jedoch -für die zukunft- auch, wie ich die daten automatisch immer aufbereitet bekomme. muss aber nicht sein.
    Gruß Hannes